E-mail tippek - néhány praktikus jó tanács

 

 

1. Állítsunk be automatikus aláírást a levelezőnkben! Sok időt spórolhatunk meg ezzel. Az MS Outlook Express-ben (a többi példa is erre a levelező programra vonatkozik) az Eszközök > Beállítások > Aláírások menüpontban adhatunk meg megfelelő aláírást (célszerűen: név, cégnév, telefonszám stb.), amit minden levélíráskor automatikusan beszúr a program.

 

2. Legalább naponta egyszer olvassuk el a bejövő leveleinket! Gyakori tapasztalat, hogy cégek több nappal később olvassák el a bejövő E-mail-eket, pl. árajánlat kéréseket. Ez nyilván ellentétes a cég érdekével!

 

3. Ne váltogassuk az E-mail címünket! Saját érdekünk ellen van, ha különböző címeket használunk pl. egyazon címzettel való levelezés során!

 

4. Nekünk címzett, tevékenységünket érintő E-mail-ekre célszerű, és illik minél előbb válaszolni! Ha nem tudunk azonnal megfelelő választ küldeni, akkor is írjuk meg, hogy olvastuk a levelet, foglalkozunk a témával, de időt kérünk az érdemi válaszra! Ha olyan cégtől, személytől kapunk E-mailt amellyel munkakapcsolatban vagyunk és visszaigazolást kérnek, az olvasást igazoljuk vissza! Mi viszont csak indokolt esetben (fontos vagy sürgős) leveleinkre kérünk visszaigazolást. Sokan idegenkednek a visszaigazolás küldéstől, előfordulhat, hogy emiatt törlik levelünket!

 

5. Ha csatolunk valamit a kimenő E-mail üzenethez, igyekezzünk a lehető legkisebb fájlméretűre formálni a csatolmányt. Az ábrákat érdemes lekicsinyíteni, a dokukat tömörítve vagy pdf formátumba alakítva érdemes csatolni.

 

6. A valóban nekünk szóló levelekre mindig érdemes válaszolni, viszont legyünk óvatosak a nem kifejezetten nekünk szóló levelekkel, amelyeket ismeretlen személyektől és cégektől kapunk! Akkor is legyünk óvatosak, ha ismerjük a küldőt, de szokatlan kérés szerepel azokban. Pl. ne válaszoljunk olyan - állítólag - a bankunktól érkező e-mailekre, amelyekben jelszavunk, bankkártya és egyéb személyes adataink megadására kérnek. A bankok sohasem kérnek ilyen adatokat E-mail-ben, ilyen esetekben valószínűleg valami visszaélés van a háttérben.

 

Ne válaszoljunk olyan e-mailekre sem, amelyekben ismeretlenek különösen előnyös dolgot kínálnak, ezek mögött gyakran valami kétes szándék rejlik!

 

7. Témára való tekintet nélkül soha ne válaszoljunk lánclevelekre és ne küldjük azokat tovább!

 

8. Az E-mail ma már az üzleti levelezés elfogadott módja, a megrendelések és azok visszaigazolása ma már többnyire ezzel a módszerrel történik. Fontos tehát, hogy megőrizzük a régebbi leveleket. Visszakeresésnél érdemes kihasználni a levelező szoftverek képességet a különböző adatoszlopok szerinti sorrendbe állítást. Így Feladó név vagy Tárgy szerint is kereshetünk. Ha így sem találjuk az adott levelet, vagy a levél szövegében szereplő szó szerint kell keresnünk, akkor a levelezőnk  Szerkesztés > Keresés  menüjét használhatjuk.

 

A fontos üzleti leveleket archiválni is érdemes valamilyen másik PC-re, vagy háttértárolóra, pl. CD-re.

 

9. Kéretlen levelek gyors törlése

 

Akár tetszik, akár nem kéretlen levelek léteznek és nem könnyű ellenük védekezni. Meg kell különböztetni a rossz szándékú (pl. vírust hordozó) leveleket azoktól, amelyeket üzleti célból reklámként küldenek. Az előbbieket minden lehetséges eszközzel ki kell védeni, az utóbbiak esetén az ésszerű szűrés és a napi törlés a megoldás.

 

Ha nem töröljük ezeket a felesleges leveleket előbb utóbb áttekinthetetlenné válik levelezésünk. Léteznek spam szűrő szoftverek (ezek egy része ingyenes) és a saját levelezőnk Üzenet szabályok menüpontjának megfelelő beállításával is kivédhetünk sok kéretlen levelet. (A spam szűrő beállítására érdemes odafigyelni. Több esetben tapasztaltuk, hogy szerverek visszautasítanak pl. a címsorban magyar ékezetes karaktert tartalmazó levelet! Egy ilyen beállítás kárt okoz a cégnek!)

 

Ha sok kéretlen levelet kell törölnünk az alábbi gyors megoldást válasszuk:

 

-     Ha a törölni kívánt leveleket közvetlenül egymás alatt vannak, akkor a legfelsőt kijelöljük az egérrel, majd lenyomva tartva shift (^) billentyűt a legalsó törlendőt jelöljük ki. Ezzel az összes törölni kívánt E-mailt kijelöltük és azok a shift (^) billentyűt lenyomva tartva a Delete gombbal egyszerre véglegesen törölhetők.

 

-     Ha a törlendő e-mail-ek nem közvetlenül egymás alatt vannak, akkor az alábbi megoldást alkalmazzuk: jelöljük ki valamelyik törlendő E-mailt majd lenyomva és úgy tartva a Crtl billentyűt az egérrel jelöljük ki a törlendőket. Ha az összes törölni kívánt E-mailt kijelöltük és azok a shift (^) billentyűt lenyomva tartva a Delete gombbal egyszerre véglegesen törölhetők.

 

 

Ha van Önnek is a fentiekhez hasonló hasznos tippje írja meg nekünk, leközöljük!

 


Műszeroldal Szerkesztőség